シンガポール日本人学校

RPAソリューション「UiPath」を、編入学受付業務に導入。
大きなコストをかけずに業務の自動化を達成。

小学部2校と、中学部1校の3校体制で、2,000名以上の児童・生徒が通っているシンガポール日本人学校様。1912年に設立された日本人向けの補習学校を原点とし、現在では、全日制の日本人学校として世界最大規模を誇っている。また、同校では規模の拡大とともに、編入学受付のオンライン化などさまざまな事務手続きの効率化を推進。今回、手続きのさらなる省力化を目指しRPAソリューション「UiPath」を導入した。これにより、従来手作業に頼っていたデータの転記・入力が自動化され、業務の大幅な省力化とミスの削減を実現。さらに、職員を単純作業から解放し、より付加価値を生む業務へ注力させることが可能になった。

同校では、保護者の負担軽減と業務省力化のため、編入学申し込みのオンライン化を実現していた。しかし、既存技術を組み合わせてシステム構築したため、完全な自動化ができず、アプリケーション間で人手によるデータの橋渡しが必要になっていた。高橋氏は「業務省力化は進みましたが、単純なルーチンワークが残されてしまい、この解決のためにRPAの導入を検討しました。RPAソリューション「UiPath」は、複数のアプリケーションにまたがる作業を低コストで自動化できるため、本校のニーズに最適でした」と採用理由を語る。

従来、編入学受付の担当者は、保護者がウェブサイト上で入力した情報をサーバーからダウンロードし、エクセルファイルに1行ずつコピペして願書を作成・印刷していた。山田氏は「この工程をRPAで自動化したことで、1件あたり5分程度かかっていた作業がわずか数秒でできるようになりました。とくに新学期前の1～3月は毎日20件程度の申し込みが集中するため、大幅な業務省力化が達成できました」と導入効果を語る。